Hazaérsz, vacsorázol, beszélgetsz a családdal, és közben fejben még mindig egy e-mailt fogalmazol. Sokan ezt a szorgalom jelének tartják. Inkább azt mutatja, hogy a nap nincs lezárva, és minden szál nálad fut össze. A lezárás megtanulható, és nem kell hozzá sok idő.
Ettől nem kapcsol ki a fejed
Az ember a befejezetlen dolgokat hajlamos újra és újra elővenni. Ha nem tudod, hol tart egy ügy, ki viszi tovább és mikor jön a következő lépés, a fejed este is ezen dolgozik. Nem azért, mert ennyire sürgős, hanem mert nincs leírva sehol.
Három dolog szokta ezt tetézni.
- Nincs egy pont, ahol a munkanap véget ér.
- A félbehagyott feladatok csak a fejedben léteznek.
- Mindenki tudja, hogy este is elérhető vagy.
A negyedórás zárás
Állíts be a nap végére egy állandó, nagyjából tizenöt perces sávot, és minden nap ugyanazt csináld benne.
- Írd le, mi készült el ma. Így látod, hogy haladtál.
- Írd fel minden nyitott ügy mellé a következő lépést, egy mondatban.
- Döntsd el, mi a holnapi első feladatod, és tedd a lista tetejére.
- Nézd meg, van-e olyan ügy, amit másnak kellene átadnod, és jegyezd fel, kinek.
- Zárd be a levelezőt és a munkahelyi üzenetküldőt.
A lista legyen papíron vagy egy olyan helyen, amit holnap reggel biztosan megnyitsz. Ha le van írva, a fejednek nem kell őriznie.
Húzz határt mások felé is
A saját zárásod keveset ér, ha a csapat úgy tudja, este is bármikor hívhat. Beszéld meg velük, mi számít sürgősnek, és mi várhat reggelig.
Néhány kérdés, amit érdemes közösen tisztázni.
- Milyen helyzetben hívhatnak munkaidő után?
- Ki dönthet helyetted, ha nem vagy elérhető?
- Hol találják meg az információt, ha te nem válaszolsz?
Eleinte kényelmetlen lesz, és valószínűleg te magad szeged meg először a szabályt. Ha mégis üzenetet kapsz este, és nem sürgős, válaszolj reggel. Pár hét alatt mindenki megszokja.
Ha a zárás sem segít
Előfordul, hogy minden este rendesen lezárod a napot, és mégis a munkán jár az eszed. Ilyenkor nézd meg, nem fut-e össze nálad túl sok szál. Ha minden döntés rajtad múlik, a fejed nem fog leállni, akármilyen jó a listád. Ilyenkor a feladatátadás segít, és az már egy következő lépés.
Kezdd ma este egy negyedórás zárással, és figyeld meg, mi változik egy hét alatt. Ha szeretnéd átgondolni, miért fut nálad össze minden szál, írj nekem, és beszéljünk róla.
